Como escolher um sistema de gestão para fotógrafos (e comparar Alboom, Fotocontrole e outros)

Você pesquisou "sistema para fotógrafos", abriu quatro abas e todas prometem a mesma coisa. Este artigo não vai dizer qual é o melhor. Vai dar a lista do que conferir em cada um, com as perguntas que só quem já usou sabe fazer, para você decidir com os seus critérios, não com os do vendedor.

Antes de comparar: qual é o seu problema número 1?

Cada sistema nasceu para resolver um problema principal, e é nele que ele é bom. Descubra o seu antes de olhar lista de recursos:

• Perco tempo com contrato e cobrança. Você precisa de orçamento que vira contrato assinado e de cobrança automática por Pix.
• Não sei se o mês fechou no azul. Você precisa de conciliação bancária e de um resultado mensal sem planilha.
• Entrego fotos e vendo extras. Você precisa de galeria, seleção do cliente e loja de fotos.
• Tenho equipe e ninguém sabe quem fez o quê. Você precisa de acessos por pessoa e histórico de alterações.

Se o seu problema número 1 não estiver bem resolvido, o resto não compensa.

As 10 perguntas para fazer a qualquer sistema

1. O contrato é o meu ou o deles? Alguns só aceitam o modelo próprio. Você tem 20 anos de cláusulas que funcionam. Pergunte se dá para importar o seu.
2. A assinatura vale juridicamente? Assinatura digital com registro de IP, data e hora, ou só um "aceito" na tela?
3. A cobrança é automática de verdade? Manda a mensagem sozinho no vencimento, com Pix? Ou só marca em vermelho e você tem que mandar?
4. O extrato do banco entra sozinho? Conciliação de verdade lê o extrato e dá baixa na parcela. "Importar CSV toda semana" não é automático.
5. Emite nota fiscal? Em qual cidade? A NFS-e é municipal, então "emite nota" pode não valer para a sua prefeitura.
6. Serve para vídeo? Se você faz vídeo, precisa de entregas separadas com prazos próprios. Sistema feito só para foto atrapalha.
7. Quanto custa de verdade? Preço do plano, mais armazenamento, mais taxa por venda de foto, mais taxa do pagamento. Some tudo.
8. Meus dados saem? Exportação completa em formato aberto, quando você quiser, sem pedir para o suporte.
9. Funciona sem internet? No evento, no interior, no estúdio com a rede caindo. Um sistema só online para no pior momento.
10. Quem responde quando trava? Chat com robô, e-mail em 48 horas, ou uma pessoa que entende de fotografia?

Como comparar com Alboom e Fotocontrole

Os dois são os nomes que mais aparecem na busca, e os dois têm anos de estrada. A comparação justa é a de cima: pegue as 10 perguntas, abra o teste grátis de cada um e responda com o seu trabalho real, não com o vídeo de demonstração.

Três dicas para esse teste:

• Use um cliente real e um contrato real. Demo com "João da Silva" não mostra onde o sistema trava.
• Faça o caminho completo uma vez: orçamento, contrato assinado, cobrança, pagamento, nota. É no fim do caminho que a maioria falha.
• Conte os cliques. O que você faz 30 vezes por mês precisa ter três cliques, não doze.

O que o Gestão para Fotógrafos responde

Para ser transparente, as nossas respostas às 10 perguntas:

1. O contrato é o seu: você importa o modelo e o sistema preenche os campos.
2. Assinatura digital com registro de IP, data, hora e hash do documento.
3. Cobrança automática por Pix, com a mensagem pronta no vencimento.
4. Extrato do Inter e da Wise entra sozinho e dá baixa na parcela.
5. NFS-e integrada por cidade; perguntamos a sua no cadastro e avisamos quando está pronta.
6. Perfil de vídeo e storymaking com entregas separadas e prazos próprios.
7. Um preço por perfil, sem taxa sobre a venda de fotos. Os valores estão na página inicial.
8. Exportação completa a qualquer momento, sem pedir.
9. App para Mac e Windows que funciona offline e sincroniza depois.
10. Suporte por um fotógrafo, que é quem fez o sistema.

Se alguma dessas respostas não for verdade no seu teste, me avise. É assim que o sistema melhora.