Backup de fotos para fotógrafos: como não perder 15 anos de acervo num HD

Todo fotógrafo conhece alguém que perdeu tudo. HD que caiu da mesa, notebook roubado, cartão formatado antes de copiar. E todo fotógrafo acha que com ele não vai acontecer, até acontecer. O acervo é o único ativo do estúdio que não dá para comprar de novo.

A regra 3-2-1

Três cópias de cada arquivo, em dois tipos de mídia diferentes, uma delas fora do estúdio.

• Cópia 1: o HD de trabalho.
• Cópia 2: um segundo HD, que só recebe cópia e não é usado para editar.
• Cópia 3: fora de casa. Nuvem, ou um HD na casa de alguém de confiança, trocado a cada mês.

Duas cópias no mesmo lugar não são backup contra incêndio, enchente ou roubo. É por isso que a terceira precisa sair do prédio.

O erro que ninguém confere: backup que não é backup

O HD de backup mostra a pasta, o tamanho bate, tudo parece certo. Até você precisar de um arquivo e ele abrir corrompido, ou a cópia ter parado no meio há seis meses e você não ter percebido.

Backup de verdade é cópia verificada: o sistema compara cada arquivo copiado com o original, byte a byte, e avisa se algo não bateu. Cópia "arrastar e soltar" não faz isso.

A rotina que cabe no dia do fotógrafo

No dia do evento, antes de dormir: cartão copiado para o HD de trabalho e para o segundo HD. Só então o cartão pode ser formatado. Nunca no dia seguinte: é aí que o cartão cai no bolso da calça que vai para a máquina.

Toda semana: a cópia externa atualizada. Nuvem sincronizando sozinha, ou o HD que vai para fora.

Todo mês: teste. Escolha um trabalho antigo, abra dez fotos da cópia de backup. Se abrem, o backup existe. Se não, você descobriu hoje e não no dia da emergência.

Quanto tempo guardar

Contrato entregue não é acervo encerrado. Cliente volta dois anos depois pedindo as fotos da avó que faleceu. A regra prática: originais por pelo menos 18 meses depois da entrega, fotos tratadas para sempre. E escreva no contrato por quanto tempo você guarda, para não ser responsável eternamente.

HD morre, e é só uma questão de quando

HD mecânico dura de três a cinco anos. Não espere ele falhar: troque por idade. Anote a data de compra na etiqueta. E nunca confie num HD que caiu, mesmo que "pareça normal".

Nuvem: o que serve e o que não serve

Serviço de foto do celular não é backup de acervo: comprime, reorganiza, e o plano gratuito acaba. Para acervo, é armazenamento de arquivos mesmo, pago por espaço, com a sua estrutura de pastas preservada. O custo é pequeno perto do que está guardado.

Uma nota pessoal

Este artigo existe porque eu quase perdi 15 anos de trabalho num HD que caiu. Desde então, a cópia é verificada, vai para dois HDs e o cartão só é formatado depois disso. É o motivo de o Gestão para Fotógrafos ter um módulo de backup do acervo com essa regra embutida. Mas o sistema é o menos importante. O hábito é tudo.