Conciliação bancária para fotógrafos: por que você perde dinheiro sem saber

Conciliação bancária é comparar o que entrou e saiu da conta com o que você acha que entrou e saiu. Parece burocracia de contador. É onde o dinheiro do estúdio vaza.

Os três vazamentos que a conciliação encontra

1. Parcela que não caiu. O cliente disse que pagou, você acreditou, deu baixa, entregou as fotos. O Pix nunca chegou. Sem conciliar, você só descobre meses depois, se descobrir.

2. Dinheiro que entrou e você não sabe de quem. R$ 450 caem na conta. De qual cliente? De qual parcela? Se você não amarra na hora, vira "acho que foi a Fernanda", e a Fernanda continua aparecendo como devedora.

3. Saída que ninguém lançou. Assinatura de software que renovou, taxa do banco, parcela do equipamento. Somadas, são R$ 300 a R$ 800 por mês que o seu financeiro não vê, e o lucro que você calcula não existe.

Como se faz à mão

Uma vez por semana, abra o extrato do banco e o seu controle, lado a lado. Para cada linha do extrato, encontre o lançamento correspondente. O que sobrar de um lado ou do outro é um erro para investigar. Num estúdio com 20 contratos ativos, isso leva de 3 a 6 horas por mês, e é por isso que quase ninguém faz.

Como se faz em minutos

O extrato entra no sistema sozinho, via conexão com o banco. Para cada entrada, o sistema procura a parcela de contrato com o mesmo valor e o mesmo cliente, e dá baixa. O que ele não reconhece, ele deixa numa lista curta para você decidir. Você confere 5 lançamentos em vez de conferir 150.

É o que o Gestão para Fotógrafos faz com as contas do Inter e da Wise: o Pix cai, a parcela é baixada, e a nota fiscal daquele valor fica pronta.

O que muda quando você concilia toda semana

• Você sabe, na sexta, quem está devendo de verdade.
• O resultado do mês passa a ser um número real, não uma estimativa.
• Nota fiscal sai na hora certa, porque o pagamento foi confirmado na hora certa.
• Contador recebe tudo pronto e para de cobrar por "organização".

Um hábito de 10 minutos

Se não tiver sistema, faça ao menos isto: toda sexta, 10 minutos, extrato aberto, marque cada entrada com o nome do cliente. É pouco, mas é o que separa saber de achar.

Este é o quarto artigo de uma série sobre o financeiro do estúdio. Leia também como cobrar sem constrangimento e nota fiscal para MEI.